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Projektmanagement, Projekt, Software

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Mittwoch, 22.11.2017

Woran IT-Projekte scheitern

Die Wahrscheinlichkeit des Scheiterns liegt bei IT-Projekten in der Nähe der 20 %-Marke. Größere Projekte, also jene mit mehr als 10.000 function-points, erhöhen diese Wahrscheinlichkeit um weitere 20 Prozentpunkte auf insgesamt 40 %. Das Budget wird bei etwa einem Drittel aller IT-Projekte ebenso wie der Zeitplan nicht eingehalten, zudem liefern diese IT-Projekte nicht die erwartete Qualität und Funktionalität (Quelle: CHAOS Report, Standish Group, 2004). Warum ist das so? Risiken und Probleme lassen sich oft eigentlich früh genug erkennen... .

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Fast nie scheitern IT-Projekte an der eigentlichen "Informationstechnologie". Neue Technologien sind sicherlich risikobehaftet, doch sind diese beherrschbar und in den Griff zu bekommen. Die für ein IT-Projekt wirklich "gefährlichen" Risiken liegen alleine in den beiden Bereichen Prozess und Mensch. einmal mehr zeigt sich dadurch, dass ein erfolgreicher Projektmanager mehr können muss als die entsprechenden PM-Werke auswendig zu lernen: Führung und Kommunikation. Diese beiden Fähigkeiten sind die wohl wichtigsten. Im Folgenden sind die detaillierten frühen Indikatoren gelistet, an Hand derer sich ein Scheitern bereits erahnen oder erkennen lässt. Früh bedeutet in diesem Zusammenhang, dass sich die Indizien auf die ersten 20 % der ursprünglich geplanten Projektlaufzeit beziehen.

 


Prozess

1. Erfolgskriterien und Anforderungen nicht festgelegt:

Ohne ausreichend festgelegte Anforderungen und, noch wichtiger, ohne fixierte Erfolgskriterien, kann ein Projekt schon alleine aus der Definition heraus keinen Erfolg haben. Die Festlegung der Anforderungen ist so früh wie möglich anzufordern - insbesondere bei Widerstand.

 

2. Kein System beim Umgang mit dem Umfangsänderungsmanagement: Die genannten Anforderungen zu befriedigen ist nur ein Teil des Ganzen, denn diese Anforderungen ändern sich pro Monat zu zirka 2 %. Es ist also unabdingbar, diese Veränderungen durch einen entsprechenden Prozess bzw. ein System zu managen.


3. Ineffektiver Umgang mit der Terminplanung: Dass ein Terminplan neben dem Zweck der Vermittlung des Stands und des Plans des Projektes an die Stakeholder auch der Planung des Projektmanagers dient, wird oft vergessen. Der Plan bleibt nur allzu oft das private Vergnügen des Managements und wird auf diese Weise nicht zum Plan für das Team. Verzüge werden bereits in frühen Phasen gerne ignoriert, getreu dem Motto "Das holen wir schon wieder auf!"


4. Mangel an Kommunikation zwischen den Stakeholdern: Wenn die Stakeholder sich nicht regelmäßig austauschen und zusammen arbeiten, beginnt ein Drift des Projektes in verschiedene Richtungen. Die Kohärenz zwischen den Stakeholdern (wieder) herzustellen ist nicht nur eine Frage der richtigen kommunikativen Fähigkeiten, es ist auch eine Frage der passenden Kommunikationsprozesse.


5. Das Projekt hat keinen Business-Case: Ein guter Business-Case sorgt für die entsprechende Aufmerksamkeit des Top-Managements und bekommt die benötigten Ressourcen einfacher bzw. überhaupt.


6. Wichtige Ressourcen werden für andere, höher priorisierte Projekte, abgezogen: Ein Ressourcenmangel macht es immer unwahrscheinlicher, das Projekt noch in der vorgegebenen Zeit zu vollenden, insbesondere bei einem ohnehin schon optimistischen Projektplan.


Mensch

1. Mangelnde Unterstützung im Top-Management: Wichtige Ressourcen werden fehlen, wenn das Top-Management nicht hinter dem Projekt steht. Der Grund dazu ist schlicht der, dass Menschen ihre Aufmerksamkeit und ihre Zeit dem widmen, für dass sich das Top-Management interessiert.


2. Ein schwacher Projektmanager: Das Team wird nie richtig geführt werden, wenn der entsprechende Projektmanager nicht die dazu nötigen Fertigkeiten mitbringt (Kommunikation und Führung). Insbesondere jene Projektmanager, die auf Grund ihrer fachlichen Kompetenz (beispielsweise im Programmieren oder ähnliches) ins Management gerufen wurden, stellen ohne die entsprechende Ausbildung und/oder Begabung ein nicht unerhebliches Risiko für das Projekt dar.


3. Fehlende Einbindung der Stakeholder: Aus den vorigen Punkten folgt dieser fast automatisch.  So benötigt das Projekt die Unterstützung der Stakeholder. Diese müssen überzeugt sein und dem Projekt eine ausreichend hohe Priorität beimessen.


4. Mangelnde Identifikation mit dem Projekt: Der Projektmanager hat nicht zuletzt auch die Aufgabe der Motivation. Er soll das Projekt zu dem Projekt des Teams machen.


5. Mangel an Fachkenntnis der Teammitglieder: Die Technologie-Risiken können nur dann richtig beherrscht werden, wenn man entsprechend kompetente Mitarbeiter unter sich hat. Der Projektmanager sollte Defizite frühzeitig erkennen und dafür sorgen, dass das nötige Wissen erworben wird.6. Mangelnde Verfügbarkeit von fachkundigen Experten: Eine Gruppe von Stakeholdern stellen die Fachexperten dar. Diese sind essentiell und müssen in ausreichendem Maße für das Projekt gewonnen werden. Hier kann auch das Top-Management helfen.