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Projektmanagement, Projekt, Software

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Sonntag, 17.12.2017

Terminplanung

Der Terminplan ist ein zentraler Bestandteil des Projektmanagements. Deshalb gebührt ihm besondere Wichtigkeit: Die erste grobe Terminplanung ergibt sich aus der Vorgangsliste. In dieser sind neben der Abhängigkeit auch die Dauer der einzelnen Arbeitspakete enthalten, die Ableitung des Terminplans bedarf also rein theoretisch nur noch etwas Rechenleistung. Handelt es sich um kleinere Projekte mit weniger als etwa 35 Arbeitspaketen so lässt sich der Terminplan auch von Hand ableiten, sobald das Projekt jedoch die 50-Arbeitspakete-Marke überschreitet, sollte eine geeignete Software eingesetzt werden.

 

Die Software wie auch die manuelle Ableitung geht dabei nach folgendem Schema vor: Die erste Zuordnung der Arbeitspakete, die keine Vorgänger haben, erfolgt auf einem Zeitstrahl. Rein theoretisch ist es durch die fehlende Verbindung möglich, diese gleich am Anfang des Projektes abzuarbeiten - je nach dem ist das auch sinnvoll. An diese Projekte schließen sich die davon abhängigen Arbeitspakete an, immer der Reihenfolge nach. Stück für Stück ergibt sich so ein visuell überschaubarer Terminplan der alle notwendigen Tätigkeiten bei erfolgreicher Durchführung abschließen sollte. Auf diese Weise wird ein erstes Mal sichtbar, wann die Arbeitspakete anlaufen.

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Arbeitspaketbeziehungen

Ein Arbeitspaket beginnt im Normalfall dann, wenn das Vorgängerpaket beendet wurde. In diesem Zusammenhang spricht man auch von einer Anfang-Ende Beziehung, die zugleich die am häufigsten zwischen zwei Arbeitspaketen vorkommende Beziehung ist.


Es gibt außerdem noch die Anfang-Anfang Beziehung. Diese setzt zur Definition den gleichzeitigen Beginn zweier Arbeitspakete voraus, beispielsweise wenn sie auf dieselbe eventuell nur für einen bestimmten Zeitraum bestehende Ressource zurückgreifen müssen. Dementsprechend ist auch eine Ende-Ende Beziehung existent, hier enden die beiden Arbeitspakete gleichzeitig.

 

Alle Varianten gibt es darüber hinaus noch mit Pufferzeiten - also beispielsweise eine Ende-Anfang Beziehung mit einem bestimmten Zeitabstand. Ein Beispiel hierfür ist die Betonverarbeitung auf der Baustelle: Hier liegt beim Beton abbinden zwischen der eigentlichen Betonverarbeitung und der weiteren, darauf aufbauenden Aufgabe eine gewisse Zeit, in der nichts passieren kann, weil der Beton erst fest werden muss.

 

Auf die Rahmenbedingungen achten!

Ein Terminplan in einem Projekt ist also nichts anderes, als ein Konstrukt aus logisch zusammenhängenden Arbeitspaketen. Das Problem liegt allerdings sehr oft in den Details, weshalb die folgenden Sachverhalte dringender Beachtung bedürfen:

  • Fehlzeiten, Feiertage und Urlaubstage beachten
    An dem Irrtum, dass ein Projekt über 365 Tage im Jahr hinweg bearbeitet wird, sind schon viele Projekte gescheitert. Wenn alle Urlaubs-, Feier-, und Fehltage abgezogen werden, bleibt ein Rest von etwa 250 Arbeitstagen übrig. Dieser Umstand sollte auf jeden Fall beachtet werden, ansonsten ist das Projekt bereits im Vorfeld gefährdet.
  • Auf limitierte Ressourcen achten
    Obwohl es möglich sein kann, viele Tätigkeiten zeitgleich ablaufen zu lassen, so ist im Vorfeld unbedingt zu klären, ob denn auch die dafür nötigen Ressourcen vorhanden sind - beispielsweise ein Prüfstand. Wenn in einem kleinen Unternehmen nur einer davon vorhanden ist, so müssen sämtliche Prototypen oder Bauteile nacheinander getestet werden und können - obwohl es rein logisch nach dem Terminplan möglich ist - nicht parallelisiert werden. Bei all der Theorie sollte man sich also immer noch in der Realität bewegen und auch hineindenken. Das Beispiel mit dem Prüfstand kann außerdem noch mit Rüstzeiten erweitert werden, was das Ganze zudem erschwert.
  • Auf äußere Sachzwänge achten
    In der Praxis kommen erschwerend noch äußere Zwänge hinzu. Angebote von Lieferanten beispielsweise gelten oft nur in einem bestimmten Zeitraum und der Projektleiter legt verbindliche Meilensteine fest. Man sollte sich außerdem einen Zielkonflikt bewusst machen, wie es ihn im Projektmanagement sehr oft gibt: Während das Management und das Controlling Investitionen und die dadurch enstehenden Kosten gerne soweit wie möglich nach hinten schiebt, hat das Projektmanagement das Ziel, derartige Dinge gleich zu Beginn abzuarbeiten.
  • Auf Ungenauigkeiten im Plan achten
    Durch moderne Projektmanagementsoftware ist es möglich, vorauszusagen, was ein bestimmter Mitarbeiter in drei Jahren tun wird - rein theoretisch zumindest. Diese Exaktheit ist natürlich nicht gegeben, doch verfallen viele Projektleiter an dieser Stelle wieder zu sehr in die Theorie und verlieren die Praxis aus den Augen. Projekte bergen Risiken und sind im Ablauf nie perfekt - deswegen sollten Sie sich auch auf Terminungenauigkeiten einstellen, insbesondere wenn diese Jahre im Voraus liegen. Pufferzeiten sollten berücksichtigt und Reserven eingeplant werden - das mag eventuell zwar etwas mehr kosten, doch sinkt das Risiko des Projektes nicht unerheblich.


Ein kritischer Pfad

Der sogenannte kritische Pfad wird nach der Unterbringung aller Arbeitspakte im Terminplan ermittelt. Der Begriff bezeichnet die Arbeitspaketabfolge, die einerseits Teil vom absoluten Ende wie Anfang ist und andererseits keine Leerlaufzeiten beinhaltet. Dies hat zur Folge, dass jede zeitliche Verzögerung im Verlauf des Projektes, dem kritischen Pfad wenn man so will, Auswirkungen auf den gesamten weiteren Verlauf des Projektes hat - bis zum Ende.  Deshalb sollten besonders die dem kritischen Pfad angehörigen Arbeitspakete sorgfältig geprüft und gesteuert werden - eine entsprechende Berücksichtigung im Risikomanagement ist sicherlich sinnvoll.


Zeitpuffer

Zeitpuffer sind immer mit zwei Seiten behaftet und deren Wirkung kann schnell ins Gegenteil umschlagen. So sind sie auf der einen Seite dazu nötig, um bei einer kleinen Terminverschiebung nicht gleich das Projekt zu Fall zu bringen. Andererseits können zu großzügig ausgelegte Zeitpuffer die Teamdynamik verschlechtern und die Kosten dadurch sowohl direkt als auch indirekt erhöhen. Nachlässigkeit ist auch ein wichtiger Faktor: Jeder kennt das Problem: Zur Abgabe bleibt ja noch genug Zeit - und am Ende wird es doch immer eng. Deshalb sollte nicht jedes Arbeitspaket mit Zeitpuffern ausgestattet werden. Stattdessen sollten sich diese sinnvoll verteilen und sich hauptsächlich auf das Ende des Projektes konzentrieren. Terminverschiebungen können auf diese Weise schon am Anfang der Kette auffallen und müssen gerechtfertigt werden. Sollte es zu gravierenden Problemen kommen, können Sie immer noch den Puffer einsetzen.

 

Verantwortung

Die Projektleitung ist verantwortlich für die Erstellung des Terminplans. Von den Arbeitspaketverantwortlichen werden die dazu nötigen Daten zur Verfügung gestellt, für dessen Richtigkeit diese auch die Verantwortung tragen. Gerade bei komplexeren Projekten ist das aber ohne die richtige Software fast unmöglich. Deshalb sollte die Projektleitung das enstprechende Tool entweder ausnahmslos beherrschen oder es sollte die Anfertigung des Terminplans in fachkundige Hände geben. Das können zum Beispiel Mitarbeiter aus dem Projektbüro der Organisation sein.