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Projektmanagement, Projekt, Software

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Donnerstag, 17.08.2017

Wie erstelle ich einen Terminplan?

Ein Projektstart beinhaltet unter anderem eine sogenannte Terminplanung über die gesamte Dauer des Projektes hinweg. Die Terminplanung umfasst zum Beispiel die Meilensteine, Teamsitzungen und Veranstaltungen sowie Urlaubswünsche und vieles mehr:


Bei der Terminplanung sind folglich viele Faktoren zu beachten. Am Anfang sollte deshalb zum Einen geklärt werden, wann die Betriebsferien stattfinden, die mit dem Betriebsrat vereinbart wurden. Zum Anderen ist es wichtig, in Erfahrung zu bringen, wann in den entsprechenden Bundesländern Schulferien sind und wie die Urlaubsplanung der Mitarbeiter aussieht. Es ist ebenfalls erforderlich, sich darüber zu informieren, in welchen Zeiten die Arbeitnehmer mit nur wenigen Tagen Urlaub große arbeitsfreie Zeiträume erhalten, ebenso ist es unabdingbar sich darüber Gedanken zu machen, ob bestimmte Projektmitglieder zu bestimmten Zeitpunkten einer besonderen Belastung unterstehen, beispielsweise weil ein Jahresabschluss gemacht werden muss.

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Jegliche eben beschriebene Zeiten markiert man von vornherein besser als projektfrei. Das bedeutet, dass die Projektmitglieder in diesen Zeiten nur dann einzusetzen sind, wenn es wirklich nicht anders geht. Außerdem muss ein solcher Einsatz bereits im Vorfeld beim Projektstart mit den Betroffenen abgeklärt worden sein.


Die Startphase

Ein Projektteam ist nicht von Anfang an produktiv. Dies wird bei der Zeitplanung gerne vergessen. Wie eine Maschinerie brauchen auch Teams, insbesondere wenn sie abteilungs- oder in funktionsübergreifend zusammengesetzt sind, eine Startphase, um vollständig und effizient zu funktionieren. Diese Phase wird auch nach längeren Pausen benötigt, wenngleich die Einarbeitungszeit dann etwas kürzer ausfällt. Diese Anlaufphase sollte ebenfalls dazu dienen, dass sich die Mitarbeiter untereinander besser kennen lernen und so eine Art Gemeinschaftsgefühl entwickeln - nicht umsonst wird Vertrauen in der Projektentwicklung sehr groß geschrieben. Die Dauer der ersten Anlaufphase ist abhängig von der Anzahl des Projektes, der Vertiefung der Beziehungen sowie von dem Projekt selbst und kann in etwa drei Wochen in Anspruch nehmen.


Wenn das Projektteam groß ist wiederum in einzelne Teams unterteilt wird, sollte überlegt werden, welche Teams sich besonders gut auf einander abstimmen sollten oder besonders auf einander angewiesen sind. Gerade den in diesem Zusammenhang wichtigen Mitarbeitern sollte dann die Möglichkeit gegeben werden, gemeinsame Teamsitzungen zu haben. Es ist auch empfehlenswert, den Urlaub dieser beiden Teams zu koordinieren, insbesondere wenn diese in direkter Abhängigkeit stehen, da der Urlaub des einen Teams oft zwingend den Urlaub des anderen hervorrufen kann. Es sollte außerdem herausgearbeitet werden, ob es besser ist, das Team komplett auf einmal in Urlaub gehen zu lassen, oder ob mit einer Teilbesetzung weitergearbeitet werden soll. Der Teamleiter sollte dies bezüglich bereits im Vorfeld seine Vorgaben an die Teammitglieder herantragen, um unvorhergesehene Stillstandszeiten im Projektverlauf zu vermeiden.


Puffer in den Zeitplan mit einbeziehen

Die Vorgabe zu enger Daten der Zeitplanung ist insbesondere bei der Urlaubsplanung nicht sehr hilfreich, da die Einhaltung auch von den Mitarbeitern abhängt, und diese sich sehr schnell zu eingeengt fühlen. Ein zu straffer Zeitplan, der mitunter sogar noch absichtlich anspruchsvoller gemacht wird, kann schnell im negativen Erfolg enden, weil insbesondere erfahrene Projektmitglieder derartig straffe Limits sehr schnell durchschauen und deshalb nicht ernst nehmen. Diesem Beispiel wird spätestens nach der ersten nur fadenscheinig vertuschen Verzögerung auch der Rest des Teams folgen und die Zeitplanung des Projektmanagers anzweifeln. Ein Zeitpuffer von 1,5-1,3 ist bei einem erstmalig zusammenarbeitenden Team sehr empfehlenswert, bei einem eingespielten Team kann der Faktor auch 1,2-1,3 betragen.