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Projektmanagement, Projekt, Software

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Donnerstag, 17.08.2017

Projektinformationssystem

Nach der DIN 69901 steht das Projektinformationssystem (kurz: PIS) für das zentrale Element des Informationsflusses innerhalb eines Projektes. Konkret wird der Begriff "Projektinformationssystem" als die Gesamtheit der Hilfsmittel und Einrichtungen bzw. deren Zusammenspiel bei der Be- und Aufarbeitung, der Erfassung und der Weiterleitung, sowie der Speicherung und Auswertung von projektspezifischen Daten, definiert.

 

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Die DIN definiert das Projektinformationssystem also projektbezogen und medienneutral, dazu zählt der Aktenordner ebenso dazu wie das Projektportal im Netz. Teile eines Projektinformationssystems können dabei folgende Elemente sein, wenngleich das sehr von der Branche abhängt:

  • ein Berichtsplan (also eine Regelung der Quantität sowie der Qualität und Ausführung der Berichte, sowie deren Adressierung)
  • Verteiler für die Informationen
  • Checklisten und Formulare
  • Projektdokumentationen
  • Projekttagebücher und Projekthandbücher
  • Regelungen zur Identifizierung von Dokumenten (die Codierung)
  • Kommunikationssoftware
  • Software zum Managen von Dokumenten
  • das Projektsekretariat
  • ein virtueller Projektraum

 

Dabei beschriebt die DIN 69904 "Projektmanagementsysteme" mit den Bausteinen "Informations- und Berichtswesen" und "Dokumentation". Explizit genannt werden diese jedoch nicht.

 

Weiterhin ist der Begriff der "Projektkommunikation" oder eines "Projektkommunikationssystems" noch nicht in die Begrifflichkeit der DIN eingeflossen. Im PMBOK(R) Guide von 2004 dagegen wird der Begriff des Projektkommunikationsmanagements unter "Project Communications Management" beschrieben. In dieser Definition fällt erstmals auch der Begriff "Information Distribution", welcher am ehesten mit zu dem deutschen Begriff des Projektinformationssystems passt. Unterschiede gibt es aber dennoch, auch diese werden hier klar aufgezeigt: Der zweite Teil des Ausdrucks beschreibt die Dynamik die ein PIS benötigt sehr gut: Distribution. Dies fehlt dem deutschen Ausdruck fast völlig, so kommt es, dass der Begriff des Projektinformationssystems auch leicht missverstanden werden kann und den Gedanken einer passiven Projekterfassung oder schlichtweg als ein Informationsangebot impliziert.