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Projektmanagement, Projekt, Software

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Mittwoch, 28.06.2017

Projekthandbuch und Projektdokumentation

Das Projekt Handbuch und die Projektdokumentation werden oft unter der so genannten Projektakte zusammengefasst. Dabei beginnt eine vollständige Projektdokumentation mit der Erstellung des Projekthandbuchs und endet mit der Übergabe der Projektdokumente. Häufiger kommt es im Projekt jedoch vor, dass diese Aktivitäten als lästig oder gar Zeit raubend empfunden werden. Die Projektbeteiligten ignorieren aus diesem Grund die Vorgaben, was zur Folge hat, dass jeder Projektteilnehmer bzw.  jedes Teammitglied auf seine eigene Weise dokumentiert und archiviert. Eine Abstimmung zu den Kollegen finde nur teilweise statt. Doch unter Beachtung einiger weniger Regeln können Projektleiter die Wertschöpfung des Projektes wesentlich steigern, was sich wiederum positiv auf die Zeitersparnis und damit die Kostenersparnis auswirkt.

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Vereinheitlichung der Archivierung

Wenn Projektmitarbeiter die Vorgaben ignorieren und nach ihren eigenen Vorstellungen arbeiten entstehen die typischen Probleme. Dokumente werden auf die eigene Weise auf einem schnell eingerichteten Projektlaufwerk abgespeichert, uneinheitlich benannt und sind in unterschiedlicher Version ausgeführt. Das hat zur Folge, dass sich die Suchzeiten und Vorbereitungszeit für Berichte erhöhen, was wiederum schlichtweg die Kosten erhöht. Wenn es jedoch bereits zu Beginn des Projektes im Kick-off Meeting eine verbindliche Vereinbarung zu diesem Thema gibt, lassen sich die Probleme größtenteils beheben.


Auf Basis dieser Informationen informieren ihre Mitarbeiter andere Mitarbeiter welche wiederum auf diese Weise damit beginnen zu arbeiten. So erstellt letztendlich jeder Mitarbeiter Dokumente, speichert sie auf dem Laufwerk mit der entsprechenden die Identifikation im entsprechenden Teilprojekt ab und setzt Status auf aktuell.

 

Kosten reduzieren und Effizienz erhöhen

Das Projektmanagement hätte im Kick-off Meeting die Basis für eine effiziente Dokumentation bauen können. Dabei lässt sich durch Straffung der Sachthemen ein Zeitgewinn erreichen, indem man die Besprechung der wichtigsten Themen, die der Administratoren, alleine für den dritten Tag verwendet. Darunter fällt beispielsweise der Inhalt und der Aufbau des Projekthandbuchs, die Namenskonvention der Dokumente sowie deren Sicherung, der Zeitpunkt der Archivierung und der Speicherung der Dokumente sowie die fixen Termine für das Berichtswesen und der Umgang mit additiven Dokumenten, beispielsweise Trainingsdokumentationen usw.

 

Projekthandbuch

Im Projekthandbuch sollten folgende Inhalte eine wesentliche Rolle spielen:

  • Das Ziel des Projekts
  • Die Organisation Programms
  • Technik und Methoden inklusive der untergliederten Kapitel: CR Verfahren, Projektabschlussberichte, Zeit- und Ressourcenplanung, Archivierung und Dokumentation der Ergebnisse, Reports, Projektorganisation, Prozessbeschreibung, Rollout und SLAs.
  • Zeitplanung
  • Kostencontrolling
  • Kommunikation innerhalb des Projektes
  • Qualitätssicherung
  • Diverse zusätzliche Programminformationen wie beispielsweise Verfahren bezüglich eines Updates, geplante Trainingsdokumentation oder Betriebsdokumentation

Praxistipps

Für größere Projekte mit einer Laufzeit von mehr als neun Monaten und mehr als 5-10 Mitarbeitern sollte man ein Projekthandbuch erstellen. Manchmal kann dieses auch für kleinere Projekte sinnvoll sein. Weiterhin sollte man sich als Projektleiter schon im Kick-off Meeting die Zeit nehmen, die oben genannten Inhalte klarzustellen. Außerdem sollte man dafür sorgen, dass die Mitarbeiter auch die Definition des Projekthandbuchs erfüllen. Regelmäßig sollte der Projektleiter zudem die Inhalte der Dokumente kontrollieren und bei Bedarf verändern, zum Beispiel müssen eventuell die Spezifikationen, Konzepte oder die Berichte aktualisiert werden.


Was das für einen Nutzen bringt? Das liegt wohl auf der Hand. Das einheitliche Vorgehen aller Projektmitarbeiter hat ein effizienteres Arbeiten zufolge, was wiederum die Kosten senkt und die Wertschöpfung am Ende damit erhöht.