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Projektmanagement, Projekt, Software

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Donnerstag, 26.05.2016

Checkliste im Projektmanagement

Bei Checklisten handelt es sich um Schnittstellen zwischen Fachwissen und Projektmanagement. Sie diener der schrittweisen Beschreibung eines bestimmten Prozesses. Sie ermöglichen es, einen bestimmten Prozess sowohl durchzuführen als auch zu dokumentieren.

 

Arten und Funktionen von Checklisten

Checklisten können stark variieren, was ihren Umfang betrifft. So gibt es Checklisten, die nicht mehr als ein wenige Punkte enthaltendes Formular sind. Andere Checklisten haben den Charakter eines Buches und sind mehrere hundert Seiten lang. Dies ist bspw. der Fall, wenn es um eine Checkliste bezüglich der Wartung einer Industrieanlage geht.

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Checklisten können darüber hinaus in Form eines Fragenkatalogs gestaltet sein, mit dessen Hilfe sich ein Thema, ein Problem oder eine Aufgabe näher untersuchen lässt. Mithilfe von Checklisten ist es zudem möglich, bereits näher definierte Projektarbeitspakete in weitere Abschnitte einzuteilen; diese können dann Schritt für Schritt, d. h. in chronologischer Reihenfolge abgehakt, d. h. als erledigt gekennzeichnet werden. So lässt sich später überprüfen, ob wirklich alle relevanten Punkte beachtet wurden, um das betreffende Projektziel zu erreichen.


Checklisten sind unentbehrliche Helfer im Projektmanagement; sie dienen der Einhaltung von Methoden und ermöglichen so die Verwendung von einheitlichen Vorgehensmodellen. Das Qualitätsmanagement ist ohne Checklisten nicht denkbar. Sie sind ein wesentlicher Pfeiler des Erfolgs und ein unverzichtbares Kontrollelement, denn sie belegen, ob das Geplante auch in die Tat umgesetzt worden ist. Checklisten belegen Reaktionen auf Probleme, d. h. dokumentieren die Anpassung des Projekts an neue Umstände. Allgemeine Checklisten, Vorlagen und Anleitungen können freilich nie allen spezifischen Aspekten eines bestimmten Projektes Rechnung tragen, denn nicht alle Aspekte sind für jedes Projekt (gleichsam) von Bedeutung.


Allgemeine, unternehmensweit geltende Checklisten sind obligatorischer Bestandteil des  Projektmanagement Handbuchs. Um einer optimalen Nachvollziehbarkeit willen muss darin auch eine genaue Beschreibung der Checklisten enthalten sein. Projektspezifische Checklisten hingegen müssen im Projekthandbuch enthalten sein. Checklisten folgen einer bestimmten Struktur und fungieren als mehr oder minder komplexes Werkzeug. Im Rahmen eines Projektes werden eine ganze Reihe von Checklisten erstellt. Dank ihrer haben die Projektbeteiligten einen Überblick darüber, welche Arbeitsschritte bereits erledigt und welche noch offen sind.

 

Dokumentation und Qualitätskontrolle

Darüber hinaus sind Checklisten unentbehrlich für die Projektdokumentation. Sie schaffen Transparenz und dienen der Nachvollziehbarkeit der Arbeitsschritte. Voraussetzung ist, dass sie erstens eindeutig sind und zweitens konsequent befolgt werden. Sind diese Voraussetzungen gegeben, dann sind sie ein unentbehrliches Hilfsmittel für Projektmitarbeiter und Projektmanagement im Sinne der Qualitätskontrolle.

 

Bedeutung von Checklisten

Checklisten haben einen hohen Stellenwert innerhalb des Projektmanagements und sind auf keinen Fall zu vernachlässigen oder als bürokratische Schikane abzutun. Sie sind im Zusammenhang mit verschiedenen Aufgaben relevant; so gibt es bspw. Checklisten, mithilfe deren die Ausgangslage analysiert wird; sie dienen der Analyse und der Beschreibung eines Problems und der Analyse der dem Problem zugrunde liegenden Ursache. Auch die Projektorganisation mit ihren vielfältigen Aufgaben wie bspw. der Projektrahmenorganisation, der Besetzung von Projektteams, der Organisation von Teamgesprächen oder von Einzelgesprächen bedient sich diverser Checklisten. Dasselbe gilt für die Projektkommunikation und für die Abschlusspräsentation; so folgen die Abschlussbesprechung und die Teamauflösung ebenfalls einer Checkliste.


Zwar ist jedes Projekt für sich eine einmalige Angelegenheit, aber es kann hilfreich sein, bereits abgeschlossene Projekte zur Inspiration oder zur Beseitigung von Projektrisiken heranzuziehen. Zu diesem Zweck eignen sich die Checklisten jener Projekte ideal, denn, was sich früher bewährt hat, kann einem aktuellen Projekt ebenfalls zuträglich sein. Erfolgreiche Checklisten, die sich in der Praxis bewährt haben, sollten daher auf jeden Fall archiviert werden.

 

Verringerung des Planungsaufwands

Ein Projekt lässt sich nur ziel-, budget  und termingerecht durchführen, sofern es professionell geplant wird. Ein Projekt steht und fällt mit der Vorbereitung. Wird für die Planung nicht genug Zeit aufgewandt, ist das Risiko, dass wichtige Punkte ungeklärt bleiben, entsprechend groß. Dies kann sich im späteren Verlauf des Projektes rächen, nämlich dann, wenn Fragen zu eben diesem Punkt aufkommen. Dann verzögert sich eventuell das Projekt und verursacht höhere Kosten. Schlimmstenfalls ist der Projekterfolg in Gefahr. Allgemeine Checklisten helfen die Planungszeit zu verkürzen, jedoch gibt es auch projektspezifische Aspekte, die sich mit einer allgemeinen Checkliste nicht abdecken lassen.